你也跟我一樣是上班族、白領、或是職場專業人士嗎？那你想必也面臨過：
- 每天被無數的郵件、會議紀錄、文件淹沒，關鍵時候反而找不到需要的資訊
- 帶著問題鼓起勇氣去問前輩，前輩卻兇巴巴地叫你「去翻文件！」
- 專案交錯，跨部門協作、追蹤進度、辨識問題來源都耗費大量時間
NotebookLM 這個超強 AI 應用，將做為你的知識管理助手、有效解決這些問題！
（如果你對 NotebookLM 還不熟悉，建議你先閱讀筆者之前發表的 NotebookLM 基礎圖文教學，快速上手）
NotebookLM 是適合任何「好幾份資料之間來回查閱」的生產力工具，這篇文章將帶你更深入探索如何在職場中發揮 NotebookLM 的潛力，用多項實戰案例揭開它如何成為你在辦公室的得力助手。
我是 NotebookLM 的超級愛用者，長期關注 Reddit 論壇、官方 Discord 等等討論社群，見識並蒐集了超多實用的 NotebookLM 用法，以下文章我整理出一系列對我自己工作實用、也適合各種職場專業人士的 NotebookLM 進階應用案例，包括自動化專案管理、智慧型筆記整理、團隊與個人知識庫建立等等，幫助你找出最適合你自己的 NotebookLM 用法、充分發揮 AI 助理的強大功能。
工作的第二大腦#
標準作業流程（SOP）、培訓教材、會議紀錄、公司政策等等，這些文件是不是堆起來會跟山一樣高！只要通通匯入 NotebookLM，輕輕鬆鬆打造全面的知識庫。團隊成員可透過自然語言提問，快速獲得答案、並追溯資訊來源，加速知識共享。
以下介紹的 3 種 NotebookLM 知識管理案例超級實用：
新人培訓#
公司的培訓教材可能會分成許多種：企業文化、公司規章、團隊分工等等，只要當過菜鳥都知道 - 這些教材怎麼可能看一次就記得！公司通常也會指派一名導師（mentor）給新人，協助引導與解惑，然而，這將會佔用導師非常多時間。
如果你正是那位導師，忙得焦頭爛額的期間，新人突然來問你：「請病假該附上什麼證明文件？」，你會不會理智斷線？
（圖片來源：梗圖倉庫）
NotebookLM 很適合用來協助新人更快順利上工，同時降低導師的負擔。匯入所有必備教材之後，請新人在問導師問題之前，先問問 NotebookLM。首要的好處是能夠節省導師的時間，一些最基礎的問題由 AI 來回答即可，導師不用被太多來自新人的提問打斷工作；其次，NotebookLM 的 資料索引 功能（Source-grounded）能幫助新人熟悉公司各個資料的位置，下次有問題時、更知道該去哪裡找答案，不只給他魚吃、也教他怎麼釣魚。
個人知識管理#
我的臉皮很薄，要是在工作中遇到問題去問同事或前輩，然後他/她回答後告訴我說：「這在 XX 文件裡有寫到喔！」，我會覺得很丟臉！因為，明明是自己再仔細一點找資料就能找到的問題、我卻花了對方的時間麻煩他。現在，我超級依賴 AI，大幅減少這種「麻煩同事」的情境發生機率。
工作時，NotebookLM 我不會只視為筆記本，它更是我的第一線求助管道：
只要是經常用到的重要文件，沒分類也沒關係、先集中放進 NotebookLM 筆記本
在開口問同事之前，我一定先問 NotebookLM
你也會有跟上圖類似的「一大排網頁分頁」情況嗎？工作中有很多時候，我需要開啟非常多樣的文件，反覆來回查找，有時找到頭昏眼花了，會忘記重要資訊是在哪個網頁看到的，每個分頁都重新看一遍、還是找不到，很令人頭痛。
工作中複雜的文件很多，不見得全靠自己手動翻找與死記硬背，可以仰賴 AI 幫我們輕鬆理解、減少負擔，NotebookLM 能夠從技術手冊、報告、法律文件等提取關鍵資訊，幫助我們快速掌握重點。
尤其筆者好豪是混合軟體工程跟數據分析的資料科學家，我很需要 NotebookLM 來打造個人學習筆記本，將內部技術研討會投影片、白皮書、前輩的經驗談、技術文件等等匯入 AI，建立專屬的學習筆記本。即使對複雜的技術文件感到困惑，只要請 NotebookLM 幫我摘要簡化與連結知識，都能加速我學習消化技術細節。
不論是剛上手新技術還是回顧過往專案，NotebookLM 都是我職場學習與資訊整理的好夥伴。總之，工作遇到任何困難，我至少先花 15 分鐘問 AI、加上翻找 AI 提示給我的索引資料，真的沒辦法，我才會開口問同事求救。
AI 幫你寫報告！#
「寫報告」至少佔了上班族 30% 的工作時間吧，報告格式要求一堆、每次寫都要重新翻資料審視自己的專案，難免會覺得寫報告很麻煩，現在有 AI 幫忙寫報告，頭就不再那麼痛了！
我在學習使用 AI 的過程，其中一項重要的心得是：不要從零開始用 AI！意思是，只要有得抄、就先抄，Prompt 可以參考其他人的寫法、而文件生成就參考模板，只要提供好模板給 NotebookLM，它超適合用來寫報告。概念很簡單：上傳模板檔案或是把模板詳細寫入 Prompt，然後在 Prompt 中請 NotebookLM 依照模板格式填寫。
模板從哪來呢？第一種是直接上傳幾份你以前寫的報告文件檔案，然後提供寫新報告用的資料，Prompt 中可以這樣提示：「請使用文件 A、B、C 寫出本月行銷成果報告，格式與段落安排必須與文件 X、Y、Z 相同」，這種提供多個範例文件檔案當作模板的做法是 Few-shot Prompting；第二種取得模板的方式，當然是可以自己寫一份，例如團隊主管要求我們的專案結案報告，必須要有以下幾個段落：
- 摘要，只能用五句話以內總結整個專案
- 專案成果與影響力，必須與部門的每季商業目標連結
- 分析方法，以及用到的技術工具
- 潛在風險，我們的分析方法有哪些權衡與假設，又存在哪些潛在問題
- 參考資料
- 等等
主管的這些報告要求，我們可以整理在一份文件裡、當作模板，每次寫報告都上傳給 NotebookLM，請它照著要求寫、就能輕鬆完成報告，不用每次寫報告都自己再複習一次報告到底怎麼寫！
可以得到更有效的回覆
（來源：李柏鋒老師的 Facebook）
「類」客服#
我承認，很多時候在公司有人傳訊息來問我問題時，我也是把問題拿去問 AI、得到答案，然後單純地「轉述」這個答案回去給對方。長久這麼做之後，我開始想：
反正問我、我也是問 AI，不能請對方直接問 AI 就好嗎？
妥善應用 NotebookLM 可以達到聊天機器人客服的成效！
（圖片來源：玉山銀行 的聊天機器人「小玉」）
這正是智慧客服（聊天機器人 Chat Bot）紅起來的使用情境，而應用 NotebookLM，你也可以為你的團隊建立「類似」客服的聊天機器人雛形。作法很簡單，公司其他部門會來問你的問題一定會有許多相似、重複出現的，我們可以自己整理一份常見問題（FAQ）、以及其對應答案，再綜合關於團隊成員與職責劃分、專案流程表、技術支援等等文件，把這個 NotebookLM 頁面用分享功能交給來問問題的任何人，就可以得到這樣的效果：
- 「我們團隊想設計 LLM 模型，該找哪位工程師洽談？」→ 問 NotebookLM 就知道
- 「這個 XX 專案預計幾月完成？」→ 問 NotebookLM 就知道
- 「（常見的）XX 技術問題該怎麼解決？」→ 問 NotebookLM 就知道
是不是省事多了 (˚∀˚)
把 NotebookLM 頁面分享出去、讓它當作你團隊的發言人，雖然 AI 不能代替你團隊解決所有人的疑難雜症，但 AI 光是能在第一線回覆 30% 基本的問題、避免團隊成員的專注力被打斷，已經是巨大的生產力提升。
Google 作為開發 NotebookLM 的公司，當然是全力活用這個工具，Google 在 2024 年七月發佈的環境永續發展報告，原文長達 80 多頁，為了幫聽眾節省時間或是單純怕大家懶得看，他們把原文報告與計畫時程資料匯入一本 NotebookLM 筆記本、放在公告網頁中。就算報告 字太多也不怕你看不完，因為有 AI 在第一線當作客服，對此公司的環境保護議題有興趣的話 - 問 NotebookLM 就知道！
幫目標受眾更快速理解議題
（圖片來源：Google 2024 環境報告；製圖：好豪）
專案管理 AI 助理#
職場上，很多任務雖稱為「專案」，實質上是大事小事以及錯綜複雜的時間規劃全都糾結在一起，若能有個貼身助理時時幫我們理清楚頭緒該有多好！在以下案例，NotebookLM 已能勝任這個超強專案管理助理的角色：
會議與任務管理#
如果在公司開會超過半個小時，我的注意力會開始渙散，此時，深怕遺漏了討論的細節，我會努力寫筆記、記下每個關鍵字，振筆疾書又會讓自己分心、跟不上討論議題，降低對會議的有效貢獻，對於這種苦惱，我經常用 AI 來幫我解決。
熱門線上會議軟體 Google Meet 或 Zoom 都有產生逐字稿的功能，它是單純的文字、當然可以上傳給 NotebookLM，我會請 AI 解析出討論流程中提出的問題、權衡（trade-off）、決策，最重要的是待辦事項（Action Item）以及指派給誰，讓我牢記自己下一步該做什麼、或是該向誰追蹤進度。
（延伸閱讀：《防彈筆記法》明確寫出「下一步任務」的筆記，才能引導你邁向更好的生活）
（截圖來源：好豪在公司用的 Google Meet）
有 AI 的幫忙，會議只要專心討論就好，紙本筆記就只需要寫下幾個非常簡單的關鍵字幫助自己專注，會議記錄的工作完全放心託付給 AI。
當需要幫自己每週工作規劃、或者要寫週報給主管看時，也非常適合用類似的做法，除了會議的逐字稿紀錄，再匯入這週重要 Email、專案流程記事等等，NotebookLM 可以從中幫我們總結並分類：
- 本週已完成任務
- 下週必須完成的任務
- 非緊急的待辦事項
這樣使用 AI，不論是提升效率用的個人工作規劃、或是應付老闆的每週匯報都省時省力許多。
客戶或合作夥伴溝通#
有長期的合作對象時，持續更新彼此資訊與對話過程，對於合作關係是至關重要的：
- 行銷顧問為企業提供行銷策略規劃，長期合作對象是企業客戶
- 業務人員為達成銷售目標，得要持續維繫老客戶
- 資料科學家與產品團隊協力投入開發，必須主動追蹤產品經理或設計者的需求
這些情況都很適合為每個合作夥伴各別開設一個該夥伴專屬 NotebookLM 筆記本，將 Email 往來、會議記錄、訂單或需求表單等等文件整理在一起，用 AI 來總結交流的過程，包括：
- 達成的協議
- 懸而未決的議題
- 長期需改進事項
- 快到最後期限的任務等等
這麼做能讓你與合作夥伴的溝通清晰明瞭，隨時都能利用 NotebookLM 檢查待辦事項是否都已完成，持續準時交付任務才能建立穩固、彼此信賴的合作關係。
更重要的好處是，隨著時間累積的對話資料，NotebookLM 能幫我們分析與特定對象合作的溝通模式。舉例而言，可以請 NotebookLM 找出該客戶最常問的問題、或者是最常提起的議題面向，可能有些客戶在乎美觀、有人在乎價格、有人在乎速度與效率等等，這些洞見將幫助我們客製化合作關係的經營策略、比對方早一步想到他們的需要。
資深科技專欄作家 Carl Franzen 提到，他認為 NotebookLM 可能意外地成為 CRM 殺手。CRM（客戶關係管理）軟體系統的目標，是綜合長期累積的客戶資料，來留住老客戶、拓展新客源。CRM 的特點是資料會來自多個管道，電話紀錄、電子郵件、公司官網、相關人脈等等，大量累積且多元的資料，既是優勢也是挑戰，畢竟你可能很難有動力用心去看跟某位客戶幾百封的 Email 往來，而這正好是 NotebookLM 最能發揮威力的情境！
在「幾百封與某客戶對話的電子郵件」這個範例，Carl Franzen 認為 NotebookLM 取代典型 CRM 軟體的方式非常簡單：
- 輸出長達十年，幾百、幾千封的電子郵件，
.mbox格式檔案 - 轉換成 NotebookLM 可用的檔案格式後，一股腦全部上傳給 NotebookLM
- 這樣已經完成了！我們可以請 AI 整理客戶的行為模式、分析客戶的喜好與需求、或者問 AI 任何跟客戶有關的問題等等
如果 CRM 正是你工作的重要環節，請務必試試 NotebookLM。
（補充：我認為 Carl 以「CRM 殺手」為標題確實有點誇張，NotebookLM 對 CRM 的分析功能大有幫助，然而 CRM 還有其他重要的功能是 NotebookLM 目前不能取代的，包括：結構化地增減與維護客戶資料、行銷自動化等等）
績效考核#
雖然績效考核是個「自吹自擂」個人功績的時刻，但要精準地想起每個專案中，自己最值得拿出來誇讚的是哪些工作，還是要費不少功夫。尤其我所在公司績效考核必須用英文來寫，為了讓自己績效寫得漂亮，我也不顧自尊了、直接承認自己英文寫作能力不夠，用力依賴 NotebookLM，也總是發現它很稱職地用漂亮的英文把我的任務都寫成「豐功偉業」。
（截圖來源：好豪自己的 NotebookLM）
我目前任職公司是以季為單位審核績效，所以我會把自己最近一季經手過的專案相關文件找出來、通通倒進 NotebookLM，做法也很簡單：將文件檔案以編輯時間排序一下，能夠又快又毫無遺漏地找出所有最近經手過的任務。
很快就能挑出哪些值得放進 NotebookLM 撰寫績效考核！
（截圖來源：好豪的 Google Drive）
用 NotebookLM 寫績效考核時，我會特別注意以下幾點，來讓自己的績效「增色」：
首先，要請 NotebookLM 將組織目標納入考慮。工作不是「有成效」就好，其成效還要跟我們所屬組織的目標相契合，才會被主管、或者考核人員認可為有績效，否則都只是瞎忙。因此，除了我的專案文件，我還會把組織目標規劃的相關資料也放進 NotebookLM 之中，著手撰寫考核內容時，我會請 AI 幫我強調我的任務是如何對組織在乎的特定商業目標產生直接貢獻。我不只需要自誇績效，還要請 AI 幫我寫出上級在乎的績效。
（延伸閱讀：讓所有人知道「自己的工作為何重要」的《商業思維》）
其次，寫法與格式當然也很重要。隨著公司與所屬團隊不同，績效考核的寫法也不同，可能不見得只有一種格式，有的要求寫很詳細、有的只能以兩三句話簡介。這完全就是 AI 的強項了，只要稍微修改提示詞，精確告訴 NotebookLM 需要的寫法，產生不同格式的績效考核只是幾秒鐘的事。
也需記得 Garbage in, Garbage out 的警示，由於我自己的英文寫作不怎麼樣、而 NotebookLM 引用的都是我自己寫的文件，我有時候會覺得 AI 產出的績效寫法重複或單調，因此我常常在提示詞中特別請 NotebookLM 用「Power Verbs」，讓績效考核中的英語字句看起來更正向、有魄力。
最後一個值得一提的是同儕審查（Peer Review）。相信許多公司的考核流程，都會有請其他同事給予回饋的環節，我在幫自己寫考核的同時，也會請 NotebookLM 幫我整理：
- 各專案有哪些合作夥伴
- 我最近在工作中曾經協助過哪些人
- 是否有同事曾經對我的專案給出正向評價
整理出這些名單後，等到了同儕審查環節，我就能有條理地找出該請哪位同事給我專案回饋與評比，再進一步，我還會委婉寫信或傳訊息提醒對方：「嘿，我將麻煩你幫我寫專案回饋，是因為我們在 __ 合作過 …」，一方面是提醒對方寫同儕審查，另一方面是在字裡行間透露自己有很多「好話」值得他/她參考寫進回饋之中。
計畫通 (ゝ∀･)b
順帶一提，NotebookLM 的使用者社群曾有人提過一個有趣用法，把自己的求職用履歷丟進 NotebookLM，使用「音訊總覽」功能後，會生成一段由兩位主持人一搭一唱瘋狂吹捧你的 Podcast 片段。
要是你某天上班心情特別差，不妨把這個片段拿出來聽一聽，在 AI 主持人正向陽光的滿滿讚美之後，或許你會因此想起來：「沒錯，我超棒！」。
結語#
這篇文章介紹了 NotebookLM 特別適合上班族與職場專業人士的 7 個 AI 應用案例：
- 新員工上工培訓 AI 導師
- 個人知識庫，問同事之前先問 AI
- 善用模板，讓 AI 幫你寫報告，省下超多時間
- 客服機器人，幫你擋掉來自其他部門的瑣碎問題
- 專案管理助理，開完會、馬上幫你整理出任務清單
- 維護客戶或合作夥伴關係，釐清重要夥伴的需求
- 績效考核，系統化整理工作成果，更有力地展現個人價值
這些僅是 NotebookLM 在職場應用的一小部分，但希望這些分享已經啟發你找到最適合你用 AI 工具提升生產力的方式。隨著 AI 技術的快速發展，NotebookLM 的功能也將不斷更新，我相信只要我們持續關注 AI 工具演進、同時不斷發掘創新的用法，我們的工作與生活都會飛速地變得更高效且美好。
參考資料：
延伸學習：《AI 時代人人必學：用 ChatGPT 全面升級你的工作流程》HaHow 線上課程
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