你也跟我一樣是上班族、白領、或是職場專業人士嗎？那你想必也面臨過：
- 每天被無數的郵件、會議紀錄、文件淹沒，關鍵時候反而找不到需要的資訊
- 帶著問題鼓起勇氣去問前輩，前輩卻兇巴巴地叫你「去翻文件！」
- 專案交錯，跨部門協作、追蹤進度、辨識問題來源都耗費大量時間
NotebookLM 這個超強 AI 應用，將做為你的知識管理助手、有效解決這些問題！
（如果你對 NotebookLM 還不熟悉，建議你先閱讀筆者之前發表的 NotebookLM 基礎圖文教學，快速上手）
NotebookLM 是適合任何「好幾份資料之間來回查閱」的生產力工具，這篇文章將帶你更深入探索如何在職場中發揮 NotebookLM 的潛力，用多項實戰案例揭開它如何成為你在辦公室的得力助手。
我是 NotebookLM 的超級愛用者，長期關注 Reddit 論壇、官方 Discord 等等討論社群，見識並蒐集了超多實用的 NotebookLM 用法，以下文章我整理出一系列對我自己工作實用、也適合各種職場專業人士的 NotebookLM 進階應用案例，包括自動化專案管理、智慧型筆記整理、團隊與個人知識庫建立等等，幫助你找出最適合你自己的 NotebookLM 用法、充分發揮 AI 助理的強大功能。
目錄
工作的第二大腦
標準作業流程（SOP）、培訓教材、會議紀錄、公司政策等等，這些文件是不是堆起來會跟山一樣高！只要通通匯入 NotebookLM，輕輕鬆鬆打造全面的知識庫。團隊成員可透過自然語言提問，快速獲得答案、並追溯資訊來源，加速知識共享。
以下介紹的 3 種 NotebookLM 知識管理案例超級實用：
新人培訓
公司的培訓教材可能會分成許多種：企業文化、公司規章、團隊分工等等，只要當過菜鳥都知道 – 這些教材怎麼可能看一次就記得！公司通常也會指派一名導師（mentor）給新人，協助引導與解惑，然而，這將會佔用導師非常多時間。
如果你正是那位導師，忙得焦頭爛額的期間，新人突然來問你：「請病假該附上什麼證明文件？」，你會不會理智斷線？
（圖片來源：梗圖倉庫）
NotebookLM 很適合用來協助新人更快順利上工，同時降低導師的負擔。匯入所有必備教材之後，請新人在問導師問題之前，先問問 NotebookLM。首要的好處是能夠節省導師的時間，一些最基礎的問題由 AI 來回答即可，導師不用被太多來自新人的提問打斷工作；其次，NotebookLM 的 資料索引 功能（Source-grounded）能幫助新人熟悉公司各個資料的位置，下次有問題時、更知道該去哪裡找答案，不只給他魚吃、也教他怎麼釣魚。
個人知識管理
我的臉皮很薄，要是在工作中遇到問題去問同事或前輩，然後他/她回答後告訴我說：「這在 XX 文件裡有寫到喔！」，我會覺得很丟臉！因為，明明是自己再仔細一點找資料就能找到的問題、我卻花了對方的時間麻煩他。現在，我超級依賴 AI，大幅減少這種「麻煩同事」的情境發生機率。
工作時，NotebookLM 我不會只視為筆記本，它更是我的第一線求助管道：
只要是經常用到的重要文件，沒分類也沒關係、先集中放進 NotebookLM 筆記本
在開口問同事之前，我一定先問 NotebookLM
你也會有跟上圖類似的「一大排網頁分頁」情況嗎？工作中有很多時候，我需要開啟非常多樣的文件，反覆來回查找，有時找到頭昏眼花了，會忘記重要資訊是在哪個網頁看到的，每個分頁都重新看一遍、還是找不到，很令人頭痛。
工作中複雜的文件很多，不見得全靠自己手動翻找與死記硬背，可以仰賴 AI 幫我們輕鬆理解、減少負擔，NotebookLM 能夠從技術手冊、報告、法律文件等提取關鍵資訊，幫助我們快速掌握重點。
尤其筆者好豪是混合軟體工程跟數據分析的資料科學家，我很需要 NotebookLM 來打造個人學習筆記本，將內部技術研討會投影片、白皮書、前輩的經驗談、技術文件等等匯入 AI，建立專屬的學習筆記本。即使對複雜的技術文件感到困惑，只要請 NotebookLM 幫我摘要簡化與連結知識，都能加速我學習消化技術細節。
不論是剛上手新技術還是回顧過往專案，NotebookLM 都是我職場學習與資訊整理的好夥伴。總之，工作遇到任何困難，我至少先花 15 分鐘問 AI、加上翻找 AI 提示給我的索引資料，真的沒辦法，我才會開口問同事求救。
AI 幫你寫報告！
「寫報告」至少佔了上班族 30% 的工作時間吧，報告格式要求一堆、每次寫都要重新翻資料審視自己的專案，難免會覺得寫報告很麻煩，現在有 AI 幫忙寫報告，頭就不再那麼痛了！
我在學習使用 AI 的過程，其中一項重要的心得是：不要從零開始用 AI！意思是，只要有得抄、就先抄，Prompt 可以參考其他人的寫法、而文件生成就參考模板，只要提供好模板給 NotebookLM，它超適合用來寫報告。概念很簡單：上傳模板檔案或是把模板詳細寫入 Prompt，然後在 Prompt 中請 NotebookLM 依照模板格式填寫。
模板從哪來呢？第一種是直接上傳幾份你以前寫的報告文件檔案，然後提供寫新報告用的資料，Prompt 中可以這樣提示：「請使用文件 A、B、C 寫出本月行銷成果報告，格式與段落安排必須與文件 X、Y、Z 相同」，這種提供多個範例文件檔案當作模板的做法是 Few-shot Prompting；第二種取得模板的方式，當然是可以自己寫一份，例如團隊主管要求我們的專案結案報告，必須要有以下幾個段落：
- 摘要，只能用五句話以內總結整個專案
- 專案成果與影響力，必須與部門的每季商業目標連結
- 分析方法，以及用到的技術工具
- 潛在風險，我們的分析方法有哪些權衡與假設，又存在哪些潛在問題
- 參考資料
- 等等
主管的這些報告要求，我們可以整理在一份文件裡、當作模板，每次寫報告都上傳給 NotebookLM，請它照著要求寫、就能輕鬆完成報告，不用每次寫報告都自己再複習一次報告到底怎麼寫！
可以得到更有效的回覆
（來源：李柏鋒老師的 Facebook）
「類」客服
我承認，很多時候在公司有人傳訊息來問我問題時，我也是把問題拿去問 AI、得到答案，然後單純地「轉述」這個答案回去給對方。長久這麼做之後，我開始想：
反正問我、我也是問 AI，不能請對方直接問 AI 就好嗎？
妥善應用 NotebookLM 可以達到聊天機器人客服的成效！
（圖片來源：玉山銀行 的聊天機器人「小玉」）
這正是智慧客服（聊天機器人 Chat Bot）紅起來的使用情境，而應用 NotebookLM，你也可以為你的團隊建立「類似」客服的聊天機器人雛形。作法很簡單，公司其他部門會來問你的問題一定會有許多相似、重複出現的，我們可以自己整理一份常見問題（FAQ）、以及其對應答案，再綜合關於團隊成員與職責劃分、專案流程表、技術支援等等文件，把這個 NotebookLM 頁面用分享功能交給來問問題的任何人，就可以得到這樣的效果：
- 「我們團隊想設計 LLM 模型，該找哪位工程師洽談？」→ 問 NotebookLM 就知道
- 「這個 XX 專案預計幾月完成？」→ 問 NotebookLM 就知道
- 「（常見的）XX 技術問題該怎麼解決？」→ 問 NotebookLM 就知道
是不是省事多了 (˚∀˚)
把 NotebookLM 頁面分享出去、讓它當作你團隊的發言人，雖然 AI 不能代替你團隊解決所有人的疑難雜症，但 AI 光是能在第一線回覆 30% 基本的問題、避免團隊成員的專注力被打斷，已經是巨大的生產力提升。
Google 作為開發 NotebookLM 的公司，當然是全力活用這個工具，Google 在 2024 年七月發佈的環境永續發展報告，原文長達 80 多頁，為了幫聽眾節省時間或是單純怕大家懶得看，他們把原文報告與計畫時程資料匯入一本 NotebookLM 筆記本、放在公告網頁中。就算報告 字太多也不怕你看不完，因為有 AI 在第一線當作客服，對此公司的環境保護議題有興趣的話 – 問 NotebookLM 就知道！
幫目標受眾更快速理解議題
（圖片來源：Google 2024 環境報告；製圖：好豪）
專案管理 AI 助理
職場上，很多任務雖稱為「專案」，實質上是大事小事以及錯綜複雜的時間規劃全都糾結在一起，若能有個貼身助理時時幫我們理清楚頭緒該有多好！在以下案例，NotebookLM 已能勝任這個超強專案管理助理的角色：
會議與任務管理
如果在公司開會超過半個小時，我的注意力會開始渙散，此時，深怕遺漏了討論的細節，我會努力寫筆記、記下每個關鍵字，振筆疾書又會讓自己分心、跟不上討論議題，降低對會議的有效貢獻，對於這種苦惱，我經常用 AI 來幫我解決。
熱門線上會議軟體 Google Meet 或 Zoom 都有產生逐字稿的功能，它是單純的文字、當然可以上傳給 NotebookLM，我會請 AI 解析出討論流程中提出的問題、權衡（trade-off）、決策，最重要的是待辦事項（Action Item）以及指派給誰，讓我牢記自己下一步該做什麼、或是該向誰追蹤進度。
（延伸閱讀：《防彈筆記法》明確寫出「下一步任務」的筆記，才能引導你邁向更好的生活）
（截圖來源：好豪在公司用的 Google Meet）
有 AI 的幫忙，會議只要專心討論就好，紙本筆記就只需要寫下幾個非常簡單的關鍵字幫助自己專注，會議記錄的工作完全放心託付給 AI。
當需要幫自己每週工作規劃、或者要寫週報給主管看時，也非常適合用類似的做法，除了會議的逐字稿紀錄，再匯入這週重要 Email、專案流程記事等等，NotebookLM 可以從中幫我們總結並分類：
- 本週已完成任務
- 下週必須完成的任務
- 非緊急的待辦事項
這樣使用 AI，不論是提升效率用的個人工作規劃、或是應付老闆的每週匯報都省時省力許多。
客戶或合作夥伴溝通
有長期的合作對象時，持續更新彼此資訊與對話過程，對於合作關係是至關重要的：
- 行銷顧問為企業提供行銷策略規劃，長期合作對象是企業客戶
- 業務人員為達成銷售目標，得要持續維繫老客戶
- 資料科學家與產品團隊協力投入開發，必須主動追蹤產品經理或設計者的需求
這些情況都很適合為每個合作夥伴各別開設一個該夥伴專屬 NotebookLM 筆記本，將 Email 往來、會議記錄、訂單或需求表單等等文件整理在一起，用 AI 來總結交流的過程，包括：
- 達成的協議
- 懸而未決的議題
- 長期需改進事項
- 快到最後期限的任務等等
這麼做能讓你與合作夥伴的溝通清晰明瞭，隨時都能利用 NotebookLM 檢查待辦事項是否都已完成，持續準時交付任務才能建立穩固、彼此信賴的合作關係。
更重要的好處是，隨著時間累積的對話資料，NotebookLM 能幫我們分析與特定對象合作的溝通模式。舉例而言，可以請 NotebookLM 找出該客戶最常問的問題、或者是最常提起的議題面向，可能有些客戶在乎美觀、有人在乎價格、有人在乎速度與效率等等，這些洞見將幫助我們客製化合作關係的經營策略、比對方早一步想到他們的需要。
資深科技專欄作家 Carl Franzen 提到，他認為 NotebookLM 可能意外地成為 CRM 殺手。CRM（客戶關係管理）軟體系統的目標，是綜合長期累積的客戶資料，來留住老客戶、拓展新客源。CRM 的特點是資料會來自多個管道，電話紀錄、電子郵件、公司官網、相關人脈等等，大量累積且多元的資料，既是優勢也是挑戰，畢竟你可能很難有動力用心去看跟某位客戶幾百封的 Email 往來，而這正好是 NotebookLM 最能發揮威力的情境！
在「幾百封與某客戶對話的電子郵件」這個範例，Carl Franzen 認為 NotebookLM 取代典型 CRM 軟體的方式非常簡單：
- 輸出長達十年，幾百、幾千封的電子郵件，
.mbox格式檔案 - 轉換成 NotebookLM 可用的檔案格式後，一股腦全部上傳給 NotebookLM
- 這樣已經完成了！我們可以請 AI 整理客戶的行為模式、分析客戶的喜好與需求、或者問 AI 任何跟客戶有關的問題等等
如果 CRM 正是你工作的重要環節，請務必試試 NotebookLM。
（補充：我認為 Carl 以「CRM 殺手」為標題確實有點誇張，NotebookLM 對 CRM 的分析功能大有幫助，然而 CRM 還有其他重要的功能是 NotebookLM 目前不能取代的，包括：結構化地增減與維護客戶資料、行銷自動化等等）
績效考核
雖然績效考核是個「自吹自擂」個人功績的時刻，但要精準地想起每個專案中，自己最值得拿出來誇讚的是哪些工作，還是要費不少功夫。尤其我所在公司績效考核必須用英文來寫，為了讓自己績效寫得漂亮，我也不顧自尊了、直接承認自己英文寫作能力不夠，用力依賴 NotebookLM，也總是發現它很稱職地用漂亮的英文把我的任務都寫成「豐功偉業」。
（截圖來源：好豪自己的 NotebookLM）
我目前任職公司是以季為單位審核績效，所以我會把自己最近一季經手過的專案相關文件找出來、通通倒進 NotebookLM，做法也很簡單：將文件檔案以編輯時間排序一下，能夠又快又毫無遺漏地找出所有最近經手過的任務。
很快就能挑出哪些值得放進 NotebookLM 撰寫績效考核！
（截圖來源：好豪的 Google Drive）
用 NotebookLM 寫績效考核時，我會特別注意以下幾點，來讓自己的績效「增色」：
首先，要請 NotebookLM 將組織目標納入考慮。工作不是「有成效」就好，其成效還要跟我們所屬組織的目標相契合，才會被主管、或者考核人員認可為有績效，否則都只是瞎忙。因此，除了我的專案文件，我還會把組織目標規劃的相關資料也放進 NotebookLM 之中，著手撰寫考核內容時，我會請 AI 幫我強調我的任務是如何對組織在乎的特定商業目標產生直接貢獻。我不只需要自誇績效，還要請 AI 幫我寫出上級在乎的績效。
（延伸閱讀：讓所有人知道「自己的工作為何重要」的《商業思維》）
其次，寫法與格式當然也很重要。隨著公司與所屬團隊不同，績效考核的寫法也不同，可能不見得只有一種格式，有的要求寫很詳細、有的只能以兩三句話簡介。這完全就是 AI 的強項了，只要稍微修改提示詞，精確告訴 NotebookLM 需要的寫法，產生不同格式的績效考核只是幾秒鐘的事。
也需記得 Garbage in, Garbage out 的警示，由於我自己的英文寫作不怎麼樣、而 NotebookLM 引用的都是我自己寫的文件，我有時候會覺得 AI 產出的績效寫法重複或單調，因此我常常在提示詞中特別請 NotebookLM 用「Power Verbs」，讓績效考核中的英語字句看起來更正向、有魄力。
最後一個值得一提的是同儕審查（Peer Review）。相信許多公司的考核流程，都會有請其他同事給予回饋的環節，我在幫自己寫考核的同時，也會請 NotebookLM 幫我整理：
- 各專案有哪些合作夥伴
- 我最近在工作中曾經協助過哪些人
- 是否有同事曾經對我的專案給出正向評價
整理出這些名單後，等到了同儕審查環節，我就能有條理地找出該請哪位同事給我專案回饋與評比，再進一步，我還會委婉寫信或傳訊息提醒對方：「嘿，我將麻煩你幫我寫專案回饋，是因為我們在 __ 合作過 …」，一方面是提醒對方寫同儕審查，另一方面是在字裡行間透露自己有很多「好話」值得他/她參考寫進回饋之中。
計畫通 (ゝ∀･)b
順帶一提，NotebookLM 的使用者社群曾有人提過一個有趣用法，把自己的求職用履歷丟進 NotebookLM，使用「音訊總覽」功能後，會生成一段由兩位主持人一搭一唱瘋狂吹捧你的 Podcast 片段。
要是你某天上班心情特別差，不妨把這個片段拿出來聽一聽，在 AI 主持人正向陽光的滿滿讚美之後，或許你會因此想起來：「沒錯，我超棒！」。
結語
這篇文章介紹了 NotebookLM 特別適合上班族與職場專業人士的 7 個 AI 應用案例：
- 新員工上工培訓 AI 導師
- 個人知識庫，問同事之前先問 AI
- 善用模板，讓 AI 幫你寫報告，省下超多時間
- 客服機器人，幫你擋掉來自其他部門的瑣碎問題
- 專案管理助理，開完會、馬上幫你整理出任務清單
- 維護客戶或合作夥伴關係，釐清重要夥伴的需求
- 績效考核，系統化整理工作成果，更有力地展現個人價值
這些僅是 NotebookLM 在職場應用的一小部分，但希望這些分享已經啟發你找到最適合你用 AI 工具提升生產力的方式。隨著 AI 技術的快速發展，NotebookLM 的功能也將不斷更新，我相信只要我們持續關注 AI 工具演進、同時不斷發掘創新的用法，我們的工作與生活都會飛速地變得更高效且美好。
參考資料：
延伸學習：《AI 時代人人必學：用 ChatGPT 全面升級你的工作流程》HaHow 線上課程
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